Администрирование общих собраний собственников в ЕИАС ЖКХ
Администратор общего собрания собственников - это лицо, которое от имени собственников уполномочено на использование системы при проведении онлайн-голосования (п. 3.3. ч. 2 ст. 44 ЖК РФ). Администратором может быть юридическое лицо или физическое лицо.
Собрание также считается первым, если ранее проведенные собрания с использованием ЕИАС ЖКХ не имели кворума или решения по обязательным вопросам приняты не были.
Содержание
Подготовка к собранию
Чтобы инициировать первое собрание необходимо:
- Оформить заявку на общее собрание собственников (в заявку автоматически будут добавлены пять вопросов: 9.2, 10.1, 11.1, 11.2, 11.3).
- Отправить ее на согласование, по этой заявке будет сформировано общее собрание собственников. Дальнейшее редактирование вопросов невозможно.
Вы становитесь инициатором с правами администратора. Собранию будет присвоен статус «Планируется».
Собственникам придет уведомление, что по выбранному Вами адресу, с указанием интервала проведения общего собрания собственников, планируется проведение собрания собственников.
- Осуществить вход в кабинет администратора
Инициатор может администрировать только свое собрание.
Вход
Для того, чтобы воспользоваться Кабинетом администратора Вам необходимо:
- В личном кабинете выбрать пункт меню (наведя на нее) «Кабинет администратора»
- Либо из меню Общие собрания собственников нажать кнопку «Перейти в кабинет администратора»
Перед Вами открылся журнал Общих собраний:
Информирование о собрании путем размещения объявления
Далее Вам необходимо распечатать и разметить в подъездах дома объявление о собрании. Для этого:
- Кликнете по строке с нужным общим собранием собственников
- В открывшемся окне нажмите «Объявление о собрании собственников». Загрузится файл-объявление, и распечатайте его
- Разместите объявление о собрании в подъездах дома
Следующим этапом будет проверка актуальности реестра собственников (проверка собственников и площади помещений в их собственности). Для этого Вам необходимо перейти в «Реестры собственников».
Проверка реестра собственников
Реестр собственников многоквартирного дома — это страница, на которой содержатся сведения о собственниках и их собственности в доме.
Вход в реестр собственников
Для открытия реестра собственников:
- Выберите пункт меню «Реестры собственников»
- В открывшемся окне нажмите кнопку «Адрес дома» и выберите необходимый Вам адрес
Открылся список всех собственников в Вашем доме.
Сравните список реальных собственников со списком, который присутствует в реестре.
Ниже описан функционал, который позволит Вам просматривать информацию о собственниках, добавлять или удалять их.
Просмотр информации о собственнике
Для просмотра информации о выбранном Вами собственнике:
- Кликнете по строке с нужным собственником
Перед Вами информация о выбранном собственнике
Раздел «Информация о собственнике помещения» содержит основные сведения о собственнике.
Раздел «Документ, подтверждающий право собственности» содержит информацию о документе, на основании которого собственник владеет имуществом.
При необходимости Вы можете отредактировать информацию о собственнике.
Добавление нового собственника
Чтобы добавить нового собственника:
- Нажмите кнопку «Добавить»
Способ добавления собственника зависит от выбора типа ввода собственника:
- Выбор из справочника – этот способ позволяет выбрать готовую карточку собственника из
справочника;
- Ввод вручную – этот способ позволяет ввести Фамилию, Имя и Отчество собственника.
Также, способ учета голосов зависит от выбора права собственности:
- Долевая (%) – при выборе этого способа, голос каждого проголосовавшего будет учитываться
отдельно;
- Совместная – при выборе этого способа, будет учитываться голос последнего проголосовавшего с
данной собственности.
- Заполните карточку «Информация о собственнике помещения»
- Нажмите кнопку «Применить»
Удаление записи из реестра собственников
Если Вам необходимо удалить собственника из реестра:
- Кликнете по строке с нужным собственником
- В открывшемся окне нажмите кнопку «Удалить»
- Во всплывшем окне нажмите кнопку «ОК»
Другие действия
- При нажатии на кнопку «Другие действия» открывается следующее меню
Кнопка «Печать»
Кнопка «Печать» формирует и загружает документ «Реестр собственников» с информацией о всех собственниках Вашего дома.
Кнопка «Удалить все»
В случае, если в реестр собственников были загружены граждане, не относящиеся к вашему дому, и их нецелесообразно удалять по одному, можно воспользоваться кнопкой «Удалить все».
Кнопка «Удалить все» удалит все записи из реестра собственников по Вашему дому.
Кнопка «Импорт»
Кнопка «Импорт» позволяет добавить данные о собственниках из ЕГРН в реестр собственников. Для импорта доступны не все дома, а только те, которые участвуют в региональной программе капитального ремонта московской области.
Для того, чтобы добавить одного или нескольких собственников из ЕГРН в реестр:
- Нажмите на кнопку «Импорт»
В открывшемся окне импорта:
- Выберите нужных Вам собственников
- Нажмите кнопку «Добавить выбранные»
- Если все устраивает нажмите «Использовать выбранные»
Пользователи успешно добавлены в реестр собственников Вашего дома.
В случае, если добавление собственников не произошло, обратитесь в техническую поддержку ЕИАС ЖКХ.
Возможные причин: не указан собственник, не найдено юридическое лицо, не указана фамилия, длина фамилии больше 60 символов, не указано имя, длина имени больше 60 символов, не найдено помещение в доме, некорректно указана площадь собственности, некорректно указана площадь дома, вы забыли указать вид документа на право собственности, некорректна дата документа на право собственности, некорректно указан размер доли в праве общей собственности.
Действия, связанные с редактированием информации о собственнике, не рекомендуется делать во время проведения общего собрания собственников, так как эти действия приведут к расхождению информации реестра собственников и информации о количестве голосов проголосовавших собственников, если этот собственник уже проголосовал.
Ведение собрания
Важные моменты:
- За день до начала периода голосования, собственникам придет уведомление, что по выбранному Вами адресу, с указанием интервала проведения общего собрания собственников, планируется проведение собрания собственников
- С наступлением выбранной Вами даты начнется собрание. Ему будет присвоен статус: «Проводится»
- За день до окончания голосования, если собственник еще не проголосовал, приходит уведомление-напоминание, что завтра завершится голосование собственников
Просмотр информации об общем собрании собственников
- Наведите мышку на кнопку меню «Кабинет администратора», выберите пункт «Общие собрания собственников»
Для просмотра сведений о собрании:
- Кликните по строке с нужным собранием
Здесь Вы можете наблюдать четыре вкладки: «Информация о собрании», «Голосование», «Протоколы и файлы» и «История»
«Информация о собрании»
Редактирование собрания невозможно.
Раздел «Информация об общем собрании собственников» предлагает ознакомиться с информацией об общем собрании собственников.
Для просмотра информации об инициаторах собрания:
- Перейдите к разделу «Сведения об инициаторах собрания», опустив страницу
Раздел «Повестка общего собрания» содержит вопросы выбранные Вами в личном кабинете ЕИАС ЖКХ и результатами голосования по ним.
Для предварительного расчета результатов необходимо:
- Чтобы наступила дата начала голосования
- Чтобы проголосовал хотя бы один человек
Если условия выполнены, Вам станет доступна кнопка «Рассчитать результаты».
- Нажмите на «Рассчитать результаты», чтобы увидеть предварительные результаты голосования
Окончательные результаты голосования будут подведены автоматически, по окончанию голосования.
Просмотр информации о голосовании
Вкладка «Голосование» позволяет отслеживать информацию о собственниках, участвующих в голосовании. Также можно добавить бумажное решение собственников.
Оранжевым цветом выделяются собственники, которые не проголосовали.
Добавление и просмотр протоколов и файлов
Во вкладке «Протоколы и файлы» можно просматривать и добавлять: файлы к собранию и конкретным вопросам, презентации, отчеты о проделанной работе и т.д. на усмотрение инициатора собрания.
Чтобы добавить новый файл:
- Нажмите «Добавить»
- Заполните открывшееся окно
- Нажмите «Применить»
Просмотр "истории" собрания
Во вкладке «История» фиксируется информация об изменении статуса собрания и факт голосования собственников.
Оформление бумажного решения собственников
Для собственников, которые не могут или не хотят участвовать в заочном голосовании с использованием личного кабинета, или собственников-юридических лиц, необходимо участие путем личной явки.
- В разделе «Общие собрания собственников» выберите запись общего собрания собственников, решение по которому необходимо разместить
- На вкладке «Информация о собрании» нажмите кнопку «Решения собственников», если документ решения собственников не был сформирован ранее. Будет сформирован текстовый документ «Решения собственников».
Открываем документ
(Для дома с большим количеством помещений формирование файла может занять несколько минут)
- Находим в документе бланк решения по требуемому помещению, распечатываем данное решение и передаём собственнику для заполнения
(Обратите внимание, что надо распечатать не весь документ, а только страницы с бланком решения для данного собственника)
- После заполнения собственником бланка решения, необходимо сделать его электронный образ (отсканировать)
- На вкладке «Голосование» нажимаем кнопку «Добавить»
- Заполняем карточку решения собственника и прикрепляем к ней электронный образ
- Нажимаем кнопку «Применить»
Оригиналы решений собственников инициатор с правами администратора хранит у себя, для последующей передачи в управляющую организацию и Госжилинспекцию.
Редактирование решения собственника возможно только по тем записям, которые внес инициатор с правами администратора.
Если собственник еще не проголосовал, приходит уведомление-напоминание за день до окончания голосования, что завтра завершиться голосование собственников.
Завершение собрания
Завершение собрания происходит автоматически с окончанием выбранного периода голосования. Система сформирует протокол с результатами голосования.
Участнику голосования (собственнику) придет уведомление, что голосование собственников завершено, и по итогам доступен протокол собрания для ознакомления в личном кабинете гражданина.
Инициатору собрания необходимо разместить протокол в общедоступном месте, например, в подъездах дома.
- Для того, чтобы просмотреть и скачать протокол перейдите во вкладку «Протоколы и файлы»
Необходимо направить копию протокола решений собственников, сообщения о проведении общего собрания собственников и реестра собственников в ГЖИ. Копии документов должны быть заверены подписью администратора.
Уведомления, получаемые собственниками во время проведения собрания
Собственники будут иметь возможность участвовать в онлайн-голосовании и получать уведомления, только если у них есть личный кабинет гражданина, и в личном кабинете указана собственность, по которому проводится общее собрание собственников.
- Собственникам придет уведомление, что по выбранному Вами адресу, с указанием интервала проведения общего собрания собственников, планируется проведение собрания собственников
- За день до начала периода голосования, собственникам придет уведомление, что по выбранному Вами адресу, с указанием интервала проведения общего собрания собственников, планируется проведение собрания собственников
- За день до окончания голосования, если собственник еще не проголосовал, приходит уведомление-напоминание, что завтра завершится голосование собственников
- По окончанию собрания участнику голосования (собственнику) придет уведомление, что голосование собственников завершено, и по итогам доступен протокол собрания для ознакомления в личном кабинете гражданина
