Администрирование общих собраний собственников в ЕИАС ЖКХ

Администратор общего собрания собственников - это лицо, которое от имени собственников уполномочено на использование системы при проведении онлайн-голосования (п. 3.3. ч. 2 ст. 44 ЖК РФ). Администратором может быть юридическое лицо или физическое лицо.

Собрание также считается первым, если ранее проведенные собрания с использованием ЕИАС ЖКХ не имели кворума или решения по обязательным вопросам приняты не были.

Подготовка к собранию

Чтобы инициировать первое собрание необходимо:

• Оформить заявку на общее собрание собственников (в заявку автоматически будут добавлены пять вопросов: 9.2, 10.1, 11.1, 11.2, 11.3).

• Отправить ее на согласование, по этой заявке будет сформировано общее собрание собственников. Дальнейшее редактирование вопросов невозможно.

Вы становитесь инициатором с правами администратора. Собранию будет присвоен статус «Планируется».
Собственникам придет уведомление, что по выбранному Вами адресу, с указанием интервала проведения общего собрания собственников, планируется проведение собрания собственников.

• Осуществить вход в кабинет администратора

Инициатор может администрировать только свое собрание.

Вход

Для того, чтобы воспользоваться Кабинетом администратора Вам необходимо:

• В личном кабинете выбрать пункт меню (наведя на нее) «Кабинет администратора»

• Либо из меню Общие собрания собственников нажать кнопку «Перейти в кабинет администратора»

Перед Вами открылся журнал Общих собраний:

600x800px

Информирование о собрании путем размещения объявления

Далее Вам необходимо распечатать и разметить в подъездах дома объявление о собрании. Для этого:

• Кликнете по строке с нужным общим собранием собственников

• В открывшемся окне нажмите «Объявление о собрании собственников». Загрузится файл-объявление, и распечатайте его

• Разместите объявление о собрании в подъездах дома

Следующим этапом будет проверка актуальности реестра собственников (проверка собственников и площади помещений в их собственности). Для этого Вам необходимо перейти в «Реестры собственников».

Проверка реестра собственников

Реестр собственников многоквартирного дома — это страница, на которой содержатся сведения о собственниках и их собственности в доме.

Вход в реестр собственников

Для открытия реестра собственников:

• Выберите пункт меню «Реестры собственников»

600x800px

• В открывшемся окне нажмите кнопку «Адрес дома» и выберите необходимый Вам адрес

Открылся список всех собственников в Вашем доме.

Сравните список реальных собственников со списком, который присутствует в реестре.
Ниже описан функционал, который позволит Вам просматривать информацию о собственниках, добавлять или удалять их.

Просмотр информации о собственнике

Для просмотра информации о выбранном Вами собственнике:

• Кликнете по строке с нужным собственником

Перед Вами информация о выбранном собственнике

Раздел «Информация о собственнике помещения» содержит основные сведения о собственнике.

Раздел «Документ, подтверждающий право собственности» содержит информацию о документе, на основании которого собственник владеет имуществом. При необходимости Вы можете отредактировать информацию о собственнике.

Добавление нового собственника

Чтобы добавить нового собственника:

• Нажмите кнопку «Добавить»

• Заполните карточку «Информация о собственнике помещения»

• Нажмите кнопку «Применить»

Удаление записи из реестра собственников

Если Вам необходимо удалить собственника из реестра:

• Кликнете по строке с нужным собственником

• В открывшемся окне нажмите кнопку «Удалить»

• Во всплывшем окне нажмите кнопку «ОК»

Другие действия

• При нажатии на кнопку «Другие действия» открывается следующее меню

Кнопка «Печать»

Кнопка «Печать» формирует и загружает документ «Реестр собственников» с информацией о всех собственниках Вашего дома.

Кнопка «Удалить все»

В случае, если в реестр собственников были загружены граждане, не относящиеся к вашему дому, и их нецелесообразно удалять по одному, можно воспользоваться кнопкой «Удалить все».

Кнопка «Удалить все» удалит все записи из реестра собственников по Вашему дому.

Кнопка «Импорт»

Кнопка «Импорт» позволяет добавить данные о собственниках из ЕГРН в реестр собственников. Для импорта доступны не все дома, а только те, которые участвуют в региональной программе капитального ремонта московской области.
Для того, чтобы добавить одного или нескольких собственников из ЕГРН в реестр:

• Нажмите на кнопку «Импорт»

В открывшемся окне импорта:

1. Выберите нужных Вам собственников
2. Нажмите кнопку «Добавить выбранные»

• Если все устраивает нажмите «Использовать выбранные»

Пользователи успешно добавлены в реестр собственников Вашего дома.
В случае, если добавление собственников не произошло, обратитесь в техническую поддержку ЕИАС ЖКХ.
Возможные причин: не указан собственник, не найдено юридическое лицо, не указана фамилия, длина фамилии больше 60 символов, не указано имя, длина имени больше 60 символов, не найдено помещение в доме, некорректно указана площадь собственности, некорректно указана площадь дома, вы забыли указать вид документа на право собственности, некорректна дата документа на право собственности, некорректно указан размер доли в праве общей собственности.

Действия, связанные с редактированием информации о собственнике, не рекомендуется делать во время проведения общего собрания собственников, так как эти действия приведут к расхождению информации реестра собственников и информации о количестве голосов проголосовавших собственников, если этот собственник уже проголосовал.

Ведение собрания

Важные моменты:

• За день до начала периода голосования, собственникам придет уведомление, что по выбранному Вами адресу, с указанием интервала проведения общего собрания собственников, планируется проведение собрания собственников
• С наступлением выбранной Вами даты начнется собрание. Ему будет присвоен статус: «Проводится»
  
• За день до окончания голосования, если собственник еще не проголосовал, приходит уведомление-напоминание, что завтра завершится голосование собственников

Просмотр информации об общем собрании собственников

• Наведите мышку на кнопку меню «Кабинет администратора», выберите пункт «Общие собрания собственников»

Для просмотра сведений о собрании:

• Кликните по строке с нужным собранием

Здесь Вы можете наблюдать четыре вкладки: «Информация о собрании», «Голосование», «Протоколы и файлы» и «История»

«Информация о собрании»

Редактирование собрания невозможно.

Раздел «Информация об общем собрании собственников» предлагает ознакомиться с информацией об общем собрании собственников.

Для просмотра информации об инициаторах собрания:

• Перейдите к разделу «Сведения об инициаторах собрания», опустив страницу

Раздел «Повестка общего собрания» содержит вопросы выбранные Вами в личном кабинете ЕИАС ЖКХ и результатами голосования по ним.

Для предварительного расчета результатов необходимо:

1. Чтобы наступила дата начала голосования
2. Чтобы проголосовал хотя бы один человек

Если условия выполнены, Вам станет доступна кнопка «Рассчитать результаты».

• Нажмите на «Рассчитать результаты», чтобы увидеть предварительные результаты голосования

Окончательные результаты голосования будут подведены автоматически, по окончанию голосования.

Просмотр информации о голосовании

Вкладка «Голосование» позволяет отслеживать информацию о собственниках, участвующих в голосовании. Также можно добавить бумажное решение собственников.

Оранжевым цветом выделяются собственники, которые не проголосовали.

Добавление и просмотр протоколов и файлов

Во вкладке «Протоколы и файлы» можно просматривать и добавлять: файлы к собранию и конкретным вопросам, презентации, отчеты о проделанной работе и т.д. на усмотрение инициатора собрания.
Чтобы добавить новый файл:

• Нажмите «Добавить»

• Заполните открывшееся окно

• Нажмите «Применить»

Просмотр "истории" собрания

Во вкладке «История» фиксируется информация об изменении статуса собрания и факт голосования собственников.

Оформление бумажного решения собственников

Для собственников, которые не могут или не хотят участвовать в заочном голосовании с использованием личного кабинета, или собственников-юридических лиц, необходимо участие путем личной явки.

• В разделе «Общие собрания собственников» выберите запись общего собрания собственников, решение по которому необходимо разместить

• На вкладке «Информация о собрании» нажмите кнопку «Решения собственников», если документ решения собственников не был сформирован ранее. Будет сформирован текстовый документ «Решения собственников».

Открываем документ

(Для дома с большим количеством помещений формирование файла может занять несколько минут)

• Находим в документе бланк решения по требуемому помещению, распечатываем данное решение и передаём собственнику для заполнения

(Обратите внимание, что надо распечатать не весь документ, а только страницы с бланком решения для данного собственника)

• После заполнения собственником бланка решения, необходимо сделать его электронный образ (отсканировать)

• На вкладке «Голосование» нажимаем кнопку «Добавить»

• Заполняем карточку решения собственника и прикрепляем к ней электронный образ

• Нажимаем кнопку «Применить»

Оригиналы решений собственников инициатор с правами администратора хранит у себя, для последующей передачи в управляющую организацию и Госжилинспекцию.
Редактирование решения собственника возможно только по тем записям, которые внес инициатор с правами администратора.

Если собственник еще не проголосовал, приходит уведомление-напоминание за день до окончания голосования, что завтра завершиться голосование собственников.

Завершение собрания

Завершение собрания происходит автоматически с окончанием выбранного периода голосования. Система сформирует протокол с результатами голосования.

Участнику голосования (собственнику) придет уведомление, что голосование собственников завершено, и по итогам доступен протокол собрания для ознакомления в личном кабинете гражданина.

Инициатору собрания необходимо разместить протокол в общедоступном месте, например, в подъездах дома.

• Для того, чтобы просмотреть и скачать протокол перейдите во вкладку «Протоколы и файлы»

Необходимо направить копию протокола решений собственников, сообщения о проведении общего собрания собственников и реестра собственников в ГЖИ. Копии документов должны быть заверены подписью администратора.

Уведомления, получаемые собственниками во время проведения собрания

Собственники будут иметь возможность участвовать в онлайн-голосовании и получать уведомления, только если у них есть личный кабинет гражданина, и в личном кабинете указана собственность, по которому проводится общее собрание собственников.

• Собственникам придет уведомление, что по выбранному Вами адресу, с указанием интервала проведения общего собрания собственников, планируется проведение собрания собственников
• За день до начала периода голосования, собственникам придет уведомление, что по выбранному Вами адресу, с указанием интервала проведения общего собрания собственников, планируется проведение собрания собственников
• За день до окончания голосования, если собственник еще не проголосовал, приходит уведомление-напоминание, что завтра завершится голосование собственников
• По окончанию собрания участнику голосования (собственнику) придет уведомление, что голосование собственников завершено, и по итогам доступен протокол собрания для ознакомления в личном кабинете гражданина

Руководство в виде файла для печати

• Скачать руководство по администрирование первого ОСС в формате PDF
• Скачать руководство по администрированию ОСС для постоянных Администраторов ОСС в формате PDF
• Скачать руководство по проведению общего собрания собственников в ЕИАС ЖКХ для администратора в формате PDF