Использование кабинета администратора постоянным (выбранным) администратором общих собраний собственников

Администратор общего собрания собственников - это лицо, которое от имени собственников уполномочено на использование системы при проведении онлайн-голосования (п. 3.3. ч. 2 ст. 44 ЖК РФ). Администратором может быть юридическое лицо или физическое лицо.

Подготовка к собранию

В случае, если у дома есть администратор, Вам (администратору) необходимо:

• Осуществить вход в кабинет администратора

Вход

Для того, чтобы воспользоваться Кабинетом администратора Вам необходимо:

• В личном кабинете выбрать пункт меню «Кабинет администратора»

• Либо из меню Общие собрания собственников нажать кнопку «Перейти в кабинет администратора»

Перед Вами открылся журнал Общих собраний:

600x800px

Рассмотрение заявки на проведение собрания

• Для открытия списка заявок на проведение собрания выберите пункт меню «Заявки на проведение общего собрания собственников»

Открылся список заявок на проведение общего собрания от собственников.

• Для просмотра и принятия решения по заявке собственника, выберите соответствующую заявку

• Здесь Вы можете наблюдать три вкладки: «Информация о заявке», «История» и «Файлы»

«Информация о заявке»

Вкладка «Информация о заявке» позволяет просмотреть информацию о заявке и совершить следующие действия:
Принятие заявки
Если заявка оформлена правильно, то чтобы принять заявку:

• Нажмите кнопку «Принять»

• Во всплывшем окне нажмите кнопку «ОК»

Из заявки формируется собрание в статусе «Проект». Вы сможете найти его в разделе меню «Общие собрания собственников».
Отклонение заявки
Чтобы отклонить заявку:

• Нажмите кнопку «Отклонить»

• Укажите причину отклонения и нажмите кнопку «Отклонить»

• Во всплывшем окне нажмите кнопку «ОК»

Возвращение заявки на доработку
В случае, если в заявке найдены различного рода недочеты, ее можно отправить на доработку. Для этого:

• Нажмите кнопку «Вернуть на доработку»

• Укажите причину возврата на доработку отклонения и, при необходимости, прикрепите файл с указаниями

• Нажмите кнопку «Подтвердить»

Просмотр "истории" заявки

Во вкладке «История» будут фиксироваться информация об изменении заявки на проведение общего собрания.

«Файлы»

Вкладка «Файлы» позволяет просмотреть все файлы, которые были добавлены к данной заявке.

Информирование о собрании путем размещения объявления

Далее Вам необходимо распечатать и разметить в подъездах дома объявление о собрании. Для этого:

• Кликнете по строке с нужным общим собранием собственников

• В открывшемся окне нажмите «Объявление о собрании». Загрузится файл-объявление, и распечатайте его

• Разместите объявление о собрании в подъездах дома

Следующим этапом будет проверка актуальности реестра собственников (проверка собственников и площади помещений в их собственности). Для этого Вам необходимо перейти в «Реестры собственников».

Проверка реестра собственников

Реестр собственников многоквартирного дома — это страница, на которой содержатся сведения о собственниках и их собственности в доме.

Вход в реестр собственников

Для открытия реестра собственников:

• Выберите пункт меню «Реестры собственников»

600x800px

• В открывшемся окне нажмите кнопку «Адрес дома» и выберите необходимый Вам адрес

Открылся список всех собственников в Вашем доме.

Сравните список реальных собственников со списком, который присутствует в реестре.
Ниже описан функционал, который позволит Вам просматривать информацию о собственниках, добавлять или удалять их.

Просмотр информации о собственнике

Для просмотра информации о выбранном Вами собственнике:

• Кликнете по строке с нужным собственником

Перед Вами информация о выбранном собственнике

Раздел «Информация о собственнике помещения» содержит основные сведения о собственнике.

Раздел «Документ, подтверждающий право собственности» содержит информацию о документе, на основании которого собственник владеет имуществом. При необходимости Вы можете отредактировать информацию о собственнике.

Добавление нового собственника

Чтобы добавить нового собственника:

• Нажмите кнопку «Добавить»

• Заполните карточку «Информация о собственнике помещения»

• Нажмите кнопку «Применить»

Удаление записи из реестра собственников

Если Вам необходимо удалить собственника из реестра:

• Кликнете по строке с нужным собственником

• В открывшемся окне нажмите кнопку «Удалить»

• Во всплывшем окне нажмите кнопку «ОК»

Другие действия

• При нажатии на кнопку «Другие действия» открывается следующее меню

Кнопка «Печать»

Кнопка «Печать» формирует и загружает документ «Реестр собственников» с информацией о всех собственниках Вашего дома.

Кнопка «Удалить все»

В случае, если в реестр собственников были загружены граждане, не относящиеся к вашему дому, и их нецелесообразно удалять по одному, можно воспользоваться кнопкой «Удалить все».

Кнопка «Удалить все» удалит все записи из реестра собственников по Вашему дому.

Кнопка Импорт (xls)

Кнопка «Импорт (xls)» позволяет добавить данные о собственниках из xls файла. После нажатия на кнопку откроется окно "Импорт реестра собственников", в котором можно скачать шаблон для импорта, а также описание по заполнению шаблона. После того, как шаблон заполнен и сохранен необходимо добавить его в поле Файл и нажать кнопку "Загрузить"

Окно "Импорт реестра собственников"

Действия, связанные с редактированием информации о собственнике, не рекомендуется делать во время проведения общего собрания собственников, так как эти действия приведут к расхождению информации реестра собственников и информации о количестве голосов проголосовавших собственников, если этот собственник уже проголосовал.

Ведение собрания

Важные моменты:

• За день до начала периода голосования, собственникам придет уведомление, что по выбранному Вами адресу, с указанием интервала проведения общего собрания собственников, планируется проведение собрания собственников
• С наступлением выбранной Вами даты начнется собрание. Ему будет присвоен статус: «Проводится»
  
• Собственникам придет уведомление, что по выбранному Вами адресу, с указанием интервала проведения общего собрания собственников, планируется проведение собрания собственников

Просмотр информации об общем собрании собственников

• Наведите мышку на кнопку меню «Кабинет администратора», выберите пункт «Общие собрания собственников»

Для просмотра сведений о собрании:

• Кликните по строке с нужным собранием

Здесь Вы можете наблюдать четыре вкладки: «Информация о собрании», «Голосование», «Протоколы и файлы» и «История»

«Информация о собрании»

Редактирование собрания невозможно.

Раздел «Информация об общем собрании собственников» предлагает ознакомиться с информацией об общем собрании собственников.

Для просмотра информации об инициаторах собрания:

• Перейдите к разделу «Сведения об инициаторах собрания», опустив страницу

Раздел «Повестка общего собрания» содержит вопросы выбранные Вами в личном кабинете ЕИАС ЖКХ и результатами голосования по ним.

Для предварительного расчета результатов необходимо:

1. Чтобы наступила дата начала голосования
2. Чтобы проголосовал хотя бы один человек

Если условия выполнены, Вам станет доступна кнопка «Рассчитать результаты».

• Нажмите на «Рассчитать результаты», чтобы увидеть предварительные результаты голосования

Окончательные результаты голосования будут подведены автоматически, по окончанию голосования.

Просмотр информации о голосовании

Вкладка «Голосование» позволяет отслеживать информацию о собственниках, участвующих в голосовании. Также можно добавить бумажное решение собственников.

Оранжевым цветом выделяются собственники, которые не проголосовали.

Добавление и просмотр протоколов и файлов

Во вкладке «Протоколы и файлы» можно просматривать и добавлять: файлы к собранию и конкретным вопросам, презентации, отчеты о проделанной работе и т.д. на усмотрение инициатора собрания.
Чтобы добавить новый файл:

• Нажмите «Добавить»

• Заполните открывшееся окно

• Нажмите «Применить»

Просмотр "истории" собрания

Во вкладке «История» фиксируется информация об изменении статуса собрания и факт голосования собственников.

Оформление бумажного решения собственников

Для собственников, которые не могут или не хотят участвовать в заочном голосовании с использованием личного кабинета, или собственников-юридических лиц, необходимо участие путем личной явки.

• В разделе «Общие собрания собственников» выберите запись общего собрания собственников, решение по которому необходимо разместить

• На вкладке «Информация о собрании» нажмите кнопку «Решения собственников», если документ решения собственников не был сформирован ранее. Будет сформирован текстовый документ «Решения собственников»

Открываем документ.

(Для дома с большим количеством помещений формирование файла может занять несколько минут)

• Находим в документе бланк решения по требуемому помещению, распечатываем данное решение и передаём собственнику для заполнения

(Обратите внимание, что надо распечатать не весь документ, а только страницы с бланком решения для данного собственника).

• После заполнения собственником бланка решения, необходимо сделать его электронный образ (отсканировать)

• На вкладке «Голосование» нажимаем кнопку «Добавить»

• Заполняем карточку решения собственника и прикрепляем к ней электронный образ

• Нажимаем кнопку «Применить»

Оригиналы решений собственников администратор хранит у себя для передачи их инициатору, для последующей передачи в управляющую организацию и Госжилинспекцию.
Редактирование решения собственника возможно только по тем записям, которые администратор.

Если собственник еще не проголосовал, приходит уведомление-напоминание за день до окончания голосования, что завтра завершиться голосование собственников.

Завершение собрания

Завершение собрания происходит автоматически с окончанием выбранного периода голосования. Система сформирует протокол с результатами голосования через 24 часа после завершения голосования.

Участнику голосования (собственнику) придет уведомление, что голосование собственников завершено, и по итогам доступен протокол собрания для ознакомления в личном кабинете гражданина.

Инициатору собрания необходимо разместить протокол в общедоступном месте, например, в подъездах дома.

• Для того, чтобы просмотреть и скачать протокол перейдите во вкладку «Протоколы и файлы»

В случае, если администратор на данном общем собрании собственников не органы местного самоуправления (ОМСУ), то необходимо направить копию протокола решений собственников, сообщения о проведении общего собрания собственников и реестра собственников в ГЖИ. Копии документов должны быть заверены подписью администратора.

Уведомления, получаемые собственниками во время проведения собрания

Собственники будут иметь возможность участвовать в онлайн-голосовании и получать уведомления, только если у них есть личный кабинет гражданина, и в личном кабинете указана собственность, по которому проводится общее собрание собственников.

• Собственникам придет уведомление, что по выбранному Вами адресу, с указанием интервала проведения общего собрания собственников, планируется проведение собрания собственников
• За день до начала периода голосования, собственникам придет уведомление, что по выбранному Вами адресу, с указанием интервала проведения общего собрания собственников, планируется проведение собрания собственников
• За день до окончания голосования, если собственник еще не проголосовал, приходит уведомление-напоминание, что завтра завершится голосование собственников
• По окончанию собрания участнику голосования (собственнику) придет уведомление, что голосование собственников завершено, и по итогам доступен протокол собрания для ознакомления в личном кабинете гражданина

Скачивание руководства

Скачать руководство по проведению общего собрания собсвенников в ЕИАС ЖКХ для администратора в формате PDF